国有企业行政印章管理模式的数字化转型，是驱动企业治理向信息化、智能化发展的重要环节，是提高企业管理效能，推动企业治理现代化的有力保障。中国人民财产保险股份有限公司结合自身企业管理和生产经营特点，探索出了行政印章两级集中管理模式，为提升大型国有企业内部运营效率和质量，增强风险防范水平提供了实践经验。
一、大型国有企业行政印章管理的特点与挑战
作为新中国保险业发展的培育者与亲历者，作为国内历史悠久、业务规模大、综合实力强的大型国有保险骨干企业，中国人民财产保险股份有限公司行政印章的管理和使用呈现出显着特点。一是数量大。据统计，公司各级机构共有行政类印章超过万枚，如果将所有印章从下向上排成一条直线，高度相当于一座180层的大楼。二是分布广。公司的各类行政印章广泛分布保管于全国各地，管理范围纵贯南北、横跨东西，覆盖全国各地。三是场景多。行政印章用印是生产经营活动的重要环节，用印服务对接保障各类业务需求，支持覆盖多种应用场景，服务类型涵盖实物用印、外带用印、电子用印等多种方式，用印时段跨越日常、夜间、假期等多个区间。四是用量高。行政印章用印是契约达成、证明成立、文件生效的必要条件，已经成为各机构、各条线、各部门日常工作中最为高频的工作需求。五是管理难。行政印章的管理工作覆盖制发、保管、使用等多个维度，使用链条包含申请、审批、用印等多个环节，应用过程呈现人工与系统操作相互叠加、线上与线下工序相互交织的特征，管理事项多、参与人员多、工作触点多，管理难度非常大。
由于行政印章应用上的诸多特点，使得管理复杂性和耦合性成倍提高，风险防范的压力急剧增加。如何在确保印章安全的同时提供便利、快捷的服务保障，如何走出“一管就死、一放就乱”的循环，如何高效满足业务发展和基层一线的使用需求，对行政印章管理提出了新的挑战。
二、行政印章两级集中管理模式探索
面对新形势和新挑战，中国人民财产保险股份有限公司依托数字化技术，结合自身特点，在行政印章管理的制度规范、业务流程、作业标准、服务形式、监督机制等方面进行了模式创新和能力重塑，探索出了一条从分散到集中、从线下到线上、从粗放到集约、从经验到科学的管理升级之路，逐步形成“一套制度、两级集中、三大支撑，四方职责和五维评价”的行政印章管理体系。
图1 行政印章两级集中管理模式
（一）建立一套制度。聚焦顶层设计，持续完善行政印章制度建设，制定印发了行政类印章管理办法及实施细则和规范说明。按照行政印章全生命周期管理的时间顺序和应用场景，确立了管理责任、作业流程和实施标准，梳理了行政印章管理的各个环节，突出明确了每个环节的工作规范和具体要求。
（二）实施两级集中。根据印章归属和管理权限，实施行政印章总省两级集中统一管理。一方面，由总公司和省级分公司对所属行政实物印章进行集中保管，地市级（含）以下机构除特殊情况外不再保管行政实物印章。另一方面，对地市级（含）以下机构的用印申请实行提级审核，依照申请使用的印章归属由上级进行复核和用印。
（三）构筑三大支撑。从软件、硬件、人员三方面完善保障机制。软件方面，升级打造电子行政印章管理平台，实现印章全生命周期的线上化、可视化、精细化管理；推出电子打印章与电子文件章“双电”服务模式，全面推广行政电子印章使用。硬件方面，推动智能印章室建设，为各级机构按需配备印章数字化硬件设备，将线下的用印过程数据化、线上化，进一步强化了用印风险防范。人员方面，依据印章保管量、用印申请数量等指标科学测算总省两级印章管理人员缺口，迅速完成人员配置调整，保障集中管理模式的顺利推行。
（四）落实四方职责。行政印章两级集中管理模式的落地，需要印章管理、使用人员切实履行各自职责，共同建立一体化的印章管理体系。各单位主要负责人是行政印章管理的第一责任人，负责强化辖内行政印章管理工作的组织领导、资源调配和督促检查。各级机构的综合部是行政印章归口管理部门，负责做好本级行政印章管理工作的统筹调度、监督指导以及日常管理的细化落实。印章管理岗是行政印章日常管理的具体执行人，按照相关制度履行政印章的管理职责。用户人员按照用印规范和审批授权做好行政印章的申请、审批和使用。
（五）推行五维评价。在全面梳理印章管理、使用过程风险点的基础上，结合机构分布、人员结构、印章特性、应用特点和使用习惯等因素，创新设计了行政印章风险评价模型。通过量化数据与评级赋分的方式，从印章类型、保管层级、单位保管量、用印审批线上化和电子印章普及率5个维度，综合评定各级机构行政印章管理水平和风险等级，助推行政印章集中管理落实落细。
三、行政印章两级集中管理模式的数字化实施路径
行政印章两级集中管理是一项系统性工程，大型国有企业网点分布广、员工人数多、统筹管理难度大，单纯依靠行政手段、个人自觉的传统管理方式已不适应现代化管理需要。中国人民财产保险股份有限公司依托数字化技术和信息化平台，紧扣“高效、智能、安全”3个着力点，将管理规范和工作要求融入行政印章的业务流程、工作环节和作业操作，促进印章服务前、中、后台有序衔接，寓管理于服务，避免了执行落实上的层层衰减，推动行政印章两级集中管理模式顺利实施。
（一）打造高效的应用前台，建立数字化用印保障体系。
一是全方位重构用印审批流程。从管理制度到实务操作、从顶层设计到底层逻辑，对用印审批流程进行“点线面”全方位的数字化重构，支撑两级集中管理模式落地。点即为审批流程上的办理节点，从实施细则上明确了用印各个节点的审批职责和工作规范，确保责任到人。线即为用印审批工作流，运用流程引擎技术，搭建了贯通总省地县四级机构的用印审批流程，通过规则的系统固化，将传统依靠办理人自觉遵守的审批要求变为系统的刚性约束，提升了风险防控水平。面即为不同印章类型的管理规范，从制度层面明确规定了各类印章的审批要求和具体规则，并嵌入系统，做到用印审批有章可循、有规可依。
二是全力推广电子印章应用。创新推出电子打印章和电子文件章的“双电”服务模式，实行电子印章远程审批、本地使用、全时段办理的特点，突破实物用印在空间、时间上的限制，减少了文件邮寄、人员差旅成本和风险。经过持续推广，公司各级机构绝大多数用印申请现已通过电子用印方式保障，在提升用印效率的同时有力支撑了集中管理模式的实施。
三是全面推动实物用印信息化。引入先进的智能硬件，应用物联网等信息技术，在提高效率的同时将线下发生的实物用印过程信息化，实现了线上线下有机结合。印章保管方面，引入智能印章柜设备，通过电子标签、人脸识别技术的应用实现每个实物印章出入库的识别登记，做到印章存取有案可查。用印作业方面，引入高清视频监控设备，做到实物用印全过程的影像记录，确保盖章信息无死角无遗漏。印章外带使用方面，引入自动监控印章筒设备，实现外带用印全要素信息留存，提高了外带用印的安全系数。
（二）构建智能的服务中台，实施行政印章数字化全生命周期管理。
一是推行行政印章管理工作线上化。通过自上而下的统一设计，将行政印章全生命周期管理的每个工作环节拆解为电子行政印章系统中的具体功能，实现印章实务操作全流程线上化作业，促使各级机构的印章业务处理从线下分散走向集中统一。一方面，把行政印章作业标准内嵌到系统操作之中，确保全国各级机构行政印章管理规范一致。另一方面，将每一项工作过程数字化，做到事事有记录、件件可跟踪。
二是强化行政印章数据治理。建设覆盖全国的行政印章数据中台，实现了数据要素的标准规范和数据采集的及时准确。通过数据内容的标准化和采集过程的集约化，保证了行政印章的数据质量，统一了全国各级机构的行政印章管理语言，打破了信息孤岛，避免了数据冗余，实现了数据资源的合理共享。逐步建立起印章数据集中存储、统一加工、整合利用的数据服务化能力，促进行政印章一体化管理。
三是深挖数据价值赋能管理升级。通过大数据技术的应用，对电子行政印章管理平台采集的海量数据进行归类、聚合、统计与分析，构建数据指标和数据模型，实现数据资源的服务化。对行政印章实务操作的工作流和信息流进行数据挖掘，发现印章使用的个性需求，识别实务作业的错误结果，研究制度执行的异常行为，为行政印章业务流程优化提供数据支撑，为管理制度持续优化和完善提供决策依据，推动行政印章管理从经验驱动向数字驱动升级。
（三）搭建安全的管理后台，筑牢数字化风险防护屏障。
一是建立行政印章管理规则引擎。应用信息技术在电子行政印章管理平台中搭建高效灵活的管理规则引擎，将业务规则与实务操作有效融合，把管理要求固化于业务流程，将信息完整、审批授权等制度规范映射为系统功能完成的前置条件，促使全国各级用户在进行行政印章的申请、审批、使用、维护操作时自然遵守规则标准，在信息技术赋能管理模式运行的同时实现管理规范的有效落地。
二是健全行政印章风险评价体系。梳理行政印章全生命周期管理各环节的风险点，并将风险因素映射为可量化、可比较的印章基础数据和管理行为数据，从多个维度对行政印章风险进行综合评价赋分。通过晾晒各级机构风险评分，将行政印章风险防范纳入考核等管理方式，促进各级机构不断强化行政印章风险防范能力。同时，根据风险权重大小，在系统中设定预警阈值，根据动态风险数据监控实现自动化风险预警，提升了行政印章风险防控能力。
三是深化电子印章防伪能力建设。深入研究“双电”服务模式特点，针对物理和数字两种应用场景，强化电子印章防伪能力。物理防伪方面，运用光学防伪水印、加密二维码标记等技术，在打印的电子用印文件中添加物理防伪印记，增强电子打印章的防伪效果。数字防伪方面，通过加密技术、数字认证技术对电子用印文件进行数字签名，防范电子文件被伪造和篡改的风险。
四、实践成效
行政印章两级集中管理模式的实施是构建现代化公司治理体系的重要环节，是打造运营管理新格局，推动高质量发展的深刻实践。经过逐步推广落地，两级集中管理模式取得阶段性成效，提升了行政印章的管理效能，加强了风险防范能力。
（一）行政印章风险大幅降低。两级集中管理模式是防范行政印章风险的有效途径，凭借管理升级和技术支撑，进一步提升了风险预判、管控、化解的能力和水平。在机制上，通过集中统一管理，实现了印章管理队伍与印章使用人员的物理隔离和不相容职务分离，严格了用印审核把关要求，降低了人为用印风险。在预防上，依靠大数据支持，增强了风险预判能力，从操作层面实现了风险的事前校验与提前预警，不让风险隐患滋生为风险事故。在管控上，将行政印章审批授权规则和作业规范标准固化进操作流程，避免了制度执行上的人为失误。在监督上，实现行政印章管理行为和作业步骤的全流程信息化、线上化，做到印章作业的实时跟踪与远程检查，强化了对风险的主动防御。
（二）运营成本大幅压缩。两级集中管理不仅是行政印章管理模式上的升级，也是企业办公运营方式的变革，对企业降低内部运营成本，提高运营效能起到了重要的推动作用。在人力成本方面，释放了基层机构行政印章管理压力，大幅减少了行政印章管理人员的需求。在运行成本方面，随着电子印章的大量普及，原本实物用印所需的文件邮寄、差旅住宿、往来交通成本急剧压缩。
（三）用印效率大幅提升。两级集中管理模式在推行过程中充分把握严格管理与高效运行之间的平衡，运用数字化技术赋能实务作业，在加强管控的同时实现了办事效率的显着提升。办理流程上，通过电子印章的大力推广，将最耗时的印模定位操作改为用印经办人并发执行，大幅提升了用印效率。申请操作上，利用相关系统之间信息共享和数据关联，实现了表单的自动化填写和数据校验；通过审批规则的预先定义和审批权限的自动映射，实现了审批过程的自动化流转，大幅简化了操作步骤。用印时间上，依托电子印章的应用，实现了远程审批，有效节约了文件往返邮寄和专程前往现场用印的差旅时间。
（文/中国人民财产保险股份有限公司 杜沛然）
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